Betingelser

Indledning til betingelser

Herunder finder du de betingelser, der gælder for køb/tilmelding og deltagelse i aktiviteter i regi af GEOTRAIL Event. Betingelserne er opdelt i:

Deltagelse i motionscykelløb og cykelevents

Betingelser

Betingelserne herunder gælder for tilmelding og deltagelse i aktiviteter, der
arrangeres af GEOTRAIL Event.

Betingelserne omfatter:

  • Forpligtelser i f.m. tilmelding og deltagelse
  • Privatlivspolitik
  • Behandling af personoplysninger
Tilmelding og deltagelse
Deltagernes sikkerhed

Er en vigtig faktor for os. Vi gør derfor opmærksom på, at GEOTRAIL Events aktiviteter som hovedregel på offentlige områder og veje, hvor færdselsloven er gældende. For deltagelse gælder følgende sikkerhedsregler:

  • Kørsel skal til enhver tid ske efter færdselslovens regler.
  • Kørsel skal ske forsvarligt og under hensyntagen til andre deltagere og
    trafikanter på ruten.
  • Deltagerne har pligt til at bære cykelhjelm under aktiviteten.
  • Deltagelse skal ske på almindelige cykler – herunder racercykler samt EL-cykler.
  • Tricykler, enkeltstartscykler, tribøjler, velomobil m.m. er ikke tilladt.
  • Følgebiler i løbet er ikke tilladt.

Arrangøren har til enhver tid ret til at tage en deltager ud af løbet, hvis det vurderes,
at denne ikke overholder betingelserne.

Arrangørens ansvar

Deltagelse i løbet sker på eget ansvar og for egen risiko og deltagerne accepterer, at arrangøren ikke kan gøres erstatningsansvarlig for eventuelle person- eller tingskader, som deltagerne pådrager sig under løbet – herunder i forbindelse med styrt eller påkørsel som følge af veje og stiers tilstand, rutens indretning, afmærkninger og anvisninger, vejrlige forhold, handlinger af andre deltagere, trafikanter, tilskuere m.m. Arrangøren kan heller ikke gøres erstatningsansvarlig for deltagernes tab af udstyr, materiel, bagage m.v. som følge af tyveri eller anden bortkomst. Dette gælder også, hvor sådant måtte overladt eller opsamlet af arrangøren ifm. styrt m.v. Deltagerne opfordres til selv at forsikre udstyr og materiel. Arrangøren bærer intet ansvar for tilkøb som deltageren foretager via 3. part. Dette omfatter bl.a. bookning af færgebilletter, bookning af indkvartering og tilkøb af forplejning og lignende. Disse køb er alene et forhold mellem køberen og den pågældende 3. part.

Evt. ændringer eller aflysninger i færgedriften er udenfor arrangørens ansvar og indflydelse. Sådanne forhold berettiger ikke til refundering af deltagergebyr for deltagelse i cykelløbet.

Tilmelding og betaling

Betaling for deltagelse vil blive trukket på det oplyste kreditkort af Sportstiming, der står for tilmelding og tidtagning, senest 24 timer efter, at vi har modtaget tilmeldingen eller faktureres løbende ved valg af fakturabetaling. Det er deltagerens eget ansvar, at der gives korrekt navn, adresse og kontaktoplysninger og disse holdes ajour.

Tilmelding anses for sket, når deltageren figurerer på startlisten. Tilmeldingen er bindende.

Startnumre

I aktiviteter, hvor der udleveres fysisk startnummer til deltagerne er deltagelse betinget af, at det fysiske startnummer bæres synligt under løbet. Såfremt deltageren mister sit fysiske startnummer efter at have fået udleveret dette, opkræves gebyr på kr. 100,- for et nyt startnummer. Deltagere skal sørge for at afhente startnumre indenfor det tidspunkt, der oplyses af arrangøren. Startnumre sendes ikke til deltagere.

Startnummer skal bære synligt under hele cykelløbet.

Fortrydelsesret og refundering

Motionscykelløb og cykelevents er en rekreativt aktivitet (ligesom f.eks. teaterforestillinger). Derfor er tilmeldingen ikke omfattet af de almindelige fortrydelsesregler, der gælder for køb på internettet, jf. Lov om Forbrugeraftaler. Ved tilmelding accepterer du, at tilmeldingsgebyret ikke kan refunderes. Evt. tilkøb er omfattet af 14 dages fortrydelsesret. Men, … vi synes det er OK at ombestemme sig. Derfor tilbyder vi fuld returret (undtagen håndteringsgebyret til Sportstiming), hvis du fortryder tilmeldingen indenfor 14 dage fra købsdatoen. Evt. ønske om refundering skal sendes til mail@geotrail.dk.

Deltagerne har ret til at overdrage deres tilmelding til en anden person. Ændring af deltagernavn og data skal ske online via tilmeldingsmodulet hos Sportstiming.

Aflysning

Arrangøren forbeholder sig ret til at aflyse løbet. I tilfælde, hvor aflysning skyldes udefra kommende omstændigheder, som arrangøren ikke kunne forudse på tilmeldingstidspunktet accepterer deltagerne, at tilmeldingsgebyret er endeligt tabt. Sådanne omstændigheder kan være aflysning pga. vejrlige forhold, naturkatastrofer, lukning af færgefart til/fra området hovr arrangementet gennemføres, pludselig lukning af veje, broer, stier m.v. på de planlagte ruter, ulykker, blokader, demonstrationer, strejker, krig, terrorhandlinger, pandemi eller trusler, påbud fra offentlige myndigheder, samt andre forhold, som umuliggør en gennemførelse af løbet eller som kan true deltagernes sikkerhed.

I andre tilfælde accepterer deltagerne, at løbet kan gennemføres på en anden af arrangøren fastsat dato.

Foretager du tilmelding på vegne af andre, herunder hvis du som holdleder tilmelder et hold, er du ansvarlig for, at alle tilmeldte deltagere gøres bekendt med betingelserne.

Anvendelse af Geotrail GO app

Geotrail GO vilkår og betingelser (terms and conditions)

Som bruger af Geotrail GO ydelserne accepterer du følgende vilkår og betingelser (servicevilkår) og anvender Geotrail GO app og tilhørende aktiviteter som beset og på egen risiko. Overtrædelse af nogen af nedenstående vilkår vil resultere udelukkelse fra at deltage i visse aktiviteter.

Definitioner og beskrivelser (definitions):
  • Geotrail GO app: App er en forkortelse for application software. Geotrail GO app er en tilføjelse til en smartphone eller tablet, som gør det muligt for dig at deltage i forskellige aktiviteter som udbydes af firmaet GEOTRAIL Event. App’en udbydes via AppStore (til Apple enheder) og Google Play Store (til Android enheder).
  • Aktiviteter: Via Geotrail GO app udbydes forskellige aktiviteter i form af skattejagter og tourguides. Nogle af aktiviteterne er gratis for deltageren, andre sælges via app’en.
  • Skattejagt: En Geotrail GO skattejagt er en virtuel aktivitet som gennemføres indenfor et afgrænset geografisk område ved hjælp af Geotrail GO app’en. Deltagerne finder poster og løser opgaver som vises i app’en. Posterne er ikke markeret fysisk, men kan kun ses i app’en.
  • Turguide: Turguides giver brugeren information om en bestemt rute og/eller bestemte oplevelser indenfor et afgrænset geografisk område.
  • Deltager/bruger/kunde (herefter benævnt ”bruger”): Personer som downloader Geotrail GO app og de aktiviteter som er udbudt i app’en. GEOTRAIL Event modtager ingen oplysninger om bruger i f.m. download af app. I enkelte aktiviteter registrerer bruger loginoplysninger i f.m. start af aktiviteten.
  • Loginoplysninger: Loginoplysninger omfatter navn, brugernavn, password og mailadresse, der anvendes m.h.p. at sikre at bruger kan logge ud og ind i aktiviteten og fortsætte optjening af point. Endvidere anvendes oplysningerne til udsendelse af evalueringsskemaer og nyhedsbreve. Oplysningerne opbevares i GEOTRAIL Event kunderegister, men deles ikke med trediepart. Oplysningerne slettes efter anmodning fra bruger.
  • Evalueringsskema: For at kunne udvikle og forbedre det aktiviteter, som udbydes i Geotrail GO app, udsender GEOTRAIL Event elektroniske evalueringsskemaer til brugere som har oplyst mailadresse. Det er frivilligt at besvare skemaerne.
  • Nyhedsbreve: Nyhedsbreve udsendes periodisk til tidligere og nuværende brugere i GEOTRAIL Event’s kundekartotek. Det er muligt for modtagerne at afmelde nyhedsbreve, hvilket automatisk udløser sletning af kundekartoteket.
  • Lokation: I nogle skattejagter har brugerne mulighed for at se placeringen af de øvrige deltagere i skattejagten. Denne funktionalitet er kun aktiveret i særlige tilfælde og det vil fremgå tydeligt af beskrivelsen af aktiviteten i app’en.
  • Ydelser: Under ét benævnes Geotrail GO app og de indlagte aktiviteter som ”ydelser”.
  • Internetadgang: Gennemførelse af Geotrail GO aktiviteterne kræver at deltagerens smartphone har adgang til internet (normalt mobilt internet via deltagerens telefonabonnement). Hvis deltagerens telefonselskab ikke har datadækning i området, hvor aktivitetern gennemføres, kan der opleves udfald i app’en. Dette kan komme til udtryk ved at point ikke opdateres/registreres korrekt eller baggrundskort ikke opdateres. I sjældne tilfælde kan man opleve at app’en “fryser”, hvilket kan afhjælpes ved at lukke app’en og åbne den igen i et område, hvor der er internetadgang. I Danmarks yderområder/naturområder opnås den bedste mobilinternetdækning normalt med TDC/YouSee abonnement.
  • Position: Til aktiviteter som gennemføres udendørs anvendes telefonens indbyggede GPS til at identificere deltagerens placering samt til at aktivere indholdet i poster. Derfor skal deltageren acceptere at app’en anvender GPS position under aktiviteten for at denne kan gennemføres. Konstant anvendelse af GPS medfører øget strømforbrug. Derfor anbefales det at starte med en fuldt opladt telefon og evt. medbringe ekstra strømforsyning til længere ture.
  • Bluetooth: Til aktiviteter som gennemføres indendørs anvendes bluetooth-beacons til at aktivere indhold ved poster. Derfor skal bluetooth være slået til på telefonen ved gennemførelse af indedørsaktiviteter.
Bruger Information (user information)

Du accepterer at give præcise, aktuelle, korrekte og fuldstændige oplysninger (brugerdata) i f.m. registrering i aktiviteter, hvor der kræves login., der kræves for at registrere med Tjenesten. Du må ikke afsløre dine loginoplysninger til andre, tillade andre at bruge din konto, eller brug andres konto, og du skal straks underrette Geotrial.dk om enhver uautoriseret brug af din brugeradgang eller ethvert andet brud på sikkerheden. GEOTRAIL Event er ikke ansvarlig for eventuelle tab som følge af uberettiget eller anden forkert brug af din konto.

Vilkår og betingelser for anvendelse af Geotrail GO ydelser (use of Geotrail GO)

Du skal angive dit juridiske fulde navn, en gyldig email adresse, og alle andre nødvendige for at kunne gennemføre login i visse aktiviteter.

Dit login må kun anvendes af én person – et enkelt login som deles af flere personer er ikke tilladt.

Du er ansvarlig for at opretholde sikkerheden på din konto og password. GEOTRAIL Event kan ikke og vil ikke være ansvarlig for tab eller skade fra din manglende overholdelse af denne forpligtelse sikkerhed

Du må ikke bruge Geotrail GO ydelserne til ulovlige eller uautoriserede formål.

Oplysninger om andre deltagere som du som bruger måtte komme i besiddelse af må ikke deles med andre personer eller fora og må ikke anvendes til upassende eller ulovlige formål.

Deltagelse i Geotrail GO aktiviteter sker på eget ansvar. GEOTRAIL Event er ikke ansvarlig for skader som deltagelse i aktiviteterne måtte påføre personer eller genstande. Brugeren er fuldt ud ansvarlig for at udvise nødvendig agtpågivenhed og hensyn for at undgå skader og gener for såvel deltageren som trediepart. I f.m. deltagelse i Geotrail GO aktiviteter er brugeren endvidere ansvarlig for at respektere privat ejendomsret.

Priser og betaling (prices and payments)

Priser for ydelser fremgår Geotrail GO app samt af omtalen af aktiviteter på denne hjemmeside.

Der ydes ikke refundering af købte ydelser.

Privatlivspolitik (privacy policy)

Brugeroplysninger registreres i form af loginoplysninger i f.m. enkelte aktiviteter med det primære formål at bruger kan genoptage aktiviteten efter at app’en/aktiviteten har været lukket samt til at kunne kontakte brugere som har vundet præmier i f.m. aktiviteter, der gennemføres som konkurrencer. Sekundært anvendes oplysningerne til udsendelse af evalueringskemaer og nyhedsbreve.

Brugere kan anmode om at blive slettet af GEOTRAIL Event’s kundekartotek ved at kontakte GEOTRAIL Event via kontaktformularen på denne hjemmeside.

Brugere som modtager nyhedsbreve kan afmelde modtagelse af nyhedsbreve direkte i senest modtagne nyhedsbrev, hvorefter brugeren slettes fra GEOTRAIL Event’s kunderegister.

Der henvises endvidere til nedenstående afsnit om privatlivspolitik.

Øvrige vilkår (others)

Det er nødvendigt at have adgang til internet på telefonen for at downloade app’en og aktiviteten samt for at deltage i visse skattejagt aktiviteter.

GEOTRAIL Event gennemfører ikke opsyn med deltagerne under aktiviteten. Mindreårige deltagere forudsættes at være under opsyn af en forældre eller anden myndig person med relation til barnet under gennemførelse af aktiviteten.

Bemærk at GPS anvender relativt meget strøm. Det bør tilsikres at telefonen er fuldt opladt inden aktiviteten påbegyndes.

Ansvarsfraskrivning: Apple, Google og Facebook er ikke associeret med Geotrail GO eller sponsor for konkurrencer som gennemføres ved hjælp af Geotrail GO.

Privatlivspolitik

GEOTRAIL Event dataansvar

GEOTRAIL Event indsamler, opbevarer og anvender (behandler) personoplysninger for alle tilmeldte deltagere ved aktiviteter, der arrangeres af GEOTRAIL Event GEOTRAIL Event har med henblik på behandling af personoplysninger udarbejdet denne privatlivspolitik, der redegør for, hvordan personoplysninger behandles. Gennemgående for foreningens databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Der behandles således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål for foreningen.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

GEOTRAIL Event er dataansvarlig, og sikrer, at ethvert medlems personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger til GEOTRAIL Event er:
Kontaktperson: GEOTRAIL Event Sekretariat
Adresse: Belsager 82, 2670 Greve
Telefonnr.: 51 80 27 04

Mail: mail@geotrail.dk
Hjemmeside: www.geotrail.dk

Behandling af personoplysninger

GEOTRAIL Event behandler følgende personoplysninger:

  • Kunde-/deltageroplysninger:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Navn
      • Køn
      • Alder/fødselsdato
      • Adresse
      • Telefonnummer
      • E-mail adresse
Personoplysninger i f.m. tilmelding til aktiviteter

Personoplysninger tilgår fra deltageren ved tilmelding til aktiviteter, eller ved anden tilkendegivelse af samtykke om afgivelse af personoplysninger.

Foreningens formål med behandling af personoplysninger

GEOTRAIL Event behandler personoplysninger til bestemte formål, når virksomheden har en lovlig grund hertil.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Virksomhedens berettigede (legitime) interesser i at behandle personoplysninger, såsom muligheden for at kontakte deltageren
  • Kommunikation om virksomheden og/eller arrangementer, tilbud og nyheder fra GEOTRAIL Event
  • Praktisk information om et forestående arrangement

Formålene:

  1. Formål med behandling af deltageroplysninger:
    Som led i GEOTRAIL Events aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af arrangementer.
  2. Formål med behandling af nyhedsmail-tilmeldte personer
    Som led i GEOTRAIL Events målsætning om at udbrede kendskabet til virksomhedens aktiviteter.
Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser

Enhver deltagers personoplysninger behandles alene på baggrund af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister, resultatlister adgangslister mv.
  • Brug af situationsbilleder taget i forbindelse med afvikling af arrangementer, der afbilder en konkret aktivitet, situation eller person under et arrangement
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige deltageroplysninger 5 år efter et afholdt arrangement.
Samtykke

Ved tilmelding til arrangementer deltageren samtykke til indhentning, opbevaring og anvendelse af tilmeldtes personoplysninger. Dette gælder også i tilfælde, hvor den person, der varetager tilmeldingen også tilmelder andre deltagere. Det forudsættes, at den person, der står for tilmeldingen, har indhentet nødvendig accept fra de personer som vedkommende tilmelder og videregiver personoplysninger på vegne af. Samtidig gives automatisk implicit samtykke til, at GEOTRAIL Event må kontakte personen med det formål at oplyse om konkrete praktiske informationer vedrørende et forestående arrangement. Der gives samtykke til, at GEOTRAIL Event opbevarer disse oplysninger 5 år efter afholdt arrangement, eller til samtykke tilbagetrækkes.

Ved tilmelding til arrangementer kan der afgives eksplicit samtykke til, at GEOTRAIL Event må opbevare de ved tilmeldingen oplyste oplysninger samt tilsende pågældende person nyhedsmail om tilsvarende eller fremtidige GEOTRAIL Event arrangementer. Disse oplysninger opbevares indtil samtykke tilbagetrækkes eller skønnes forældet.

Ved deltagelse i konkurrencer eller andre markedsføringsmæssige initiativer, der kræver afgivelse af personoplysninger, afgives samtykke til, at GEOTRAIL Event må kontakte pågældende med information om foreningen eller et forestående arrangement. Disse oplysninger opbevares indtil samtykke tilbagetrækkes eller skønnes forældet.

Videregivelse af dine personoplysninger

GEOTRAIL Event anvender ekstern leverandør i forbindelse med billetsalg samt udsendelse af e-mails. Til det formål anvendes til nogle arrangementer firmaet Sportstiming til billetsalg og udsendelse af e-mails. Endvidere anvendes efter behov MailChimp samt Survey Monkey.

Databehandleraftale med eksterne leverandører kan rekvireres på forespørgsel til GEOTRAIL Event Sekretariat.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

GEOTRAIL Event opbevarer personoplysninger 5 år efter afholdt GEOTRAIL Event.

Deltagerens rettigheder

Enhver deltager har efter persondataforordningen følgende rettigheder:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Enhver deltager kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod GEOTRAIL Events behandling, ved henvendelse til Sekretariatet. Kontaktoplysninger findes øverst.

Ved en deltagers henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, vurderes om betingelserne herfor er opfyldt, og ændringer eller sletning gennemføres herpå.

Et medlem kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

GEOTRAIL Event forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig her på denne hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Fortegnelse over behandling af personoplysninger

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler arrangøren GEOTRAIL Event i medfør af persondataforordningen.

Aktiviteten “Danmakr Cykler” er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som eventuelle personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse, jf. Privatlivspolitik for Gardermarch vedrørende behandling af personoplysninger.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i f.m. “Danmark Cykler”

1) Ansvarlige for databeskyttelse i
organisationen.

GEOTRAIL Event
Belsager 82
2670 Greve
Tlf. 5180 2704
Mail: mail@geotrail.dk

2) Formål med databehandling.

Dataindsamlingen har primært til formål at registrere deltagere ved billetsalg i forbindelse med afholdelse af arrangementer.

Sekundært indsamles oplysninger om navn og mail med det formål at
udsende nyhedsmail samt levere medaljer og tilkøb.

3) Hvilke personoplysninger behandles

  • Fornavn
  • Efternavn
  • Køn
  • Adresse
  • E-mail
  • Telefon nr.
  • Fødselsdato/alder
  • Oplysninger vedr. deltagelse i aktiviteten

4) Behandling af personoplysninger.

Der behandles alene oplysninger om følgende:

  • Tidligere deltagere
  • Tilmeldte deltagere til forestående arrangement
  • Tilmeldte til nyhedsmail

5) Videregivelse af personoplysninger.

Fornavn, efternavn, køn,aler/fødselsdato, adresse e-mail samt tlf. nr. registreres hos Sportstiming under krav om, at tredjepart ikke må anvende eller videregive oplysningerne. Databehandleraftale med eksterne leverandører kan rekvireres på forespørgsel til GEOTRAIL Event. Sportstiming anvendes til registrering af deltagere, salg af billetter, tidtagning, registrering af resultater samt forsendelse af e-mail.

6) Sletning af personoplysninger.

Oplysninger om deltagere opbevares i 5 år efter afholdelse.

Oplysninger afgivet med samtykke til forsendelse af nyhedsmail opbevares indtil samtykke tilbagetrækkes, eller skønnes forældet.

7) Opbevaring af personoplysninger

Oplysninger behandles i lukket datahåndteringssystem ves Sportstiming.

8) Ved brud på persondatasikkerheden.

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, anmeldes dette til politiet samt til Datatilsynet. De berørte personer vil blive orienteret herom. Alle dokumenterede brud på persondatasikkerhed i organisationen registreres og dokumenteres.